Van idee tot reis

Weet jij al met welke reis van Spring je mee gaat? Onze vrijwilligers zijn altijd op zoek naar nieuwe bestemmingen, verborgen pareltjes en mooie gebieden voor onze activiteiten. In dit artikel geven we je graag een kijkje in de keuken, én nodigen we je uit om jouw reisidee aan te dragen!

Reisideeën verzamelen

De voorbereiding van een reis begint al geruime tijd voor vertrek, vaak al een jaar van te voren. Het begint natuurlijk met een idee. Door ervaringen van onze reisbegeleiders, ideeën uit artikelen die we lezen, maar zeker ook door tips van deelnemers in de reisevaluaties komen we op ideeën voor nieuwe reizen. In de periode mei – juni worden alle ideeën verzameld, zodat de reizencommissie daarmee aan de slag kan. De reizencommissie wordt gevormd door een deel van onze reisbegeleiders. In juni komt de commissie bij elkaar en neemt ze alle aangedragen ideeën door. Gewapend met een kaart van Europa en een flinke stapel gekleurde memo-briefjes puzzelt de commissie een hele middag op een goed reisaanbod. Sommige ideeën vallen al snel af, bijvoorbeeld wanneer de bestemming niet duurzaam aan te reizen is of wanneer er niet mooi en voldoende kan worden gewandeld.

Reizenprogramma samenstellen

Op basis van de ideeën wordt er net zo lang gepuzzeld totdat er voor alle Springers een mooie reis bij zit en het een mooie mix is van kampeertochten, huttentochten, warme bestemmingen, koelere bestemmingen, hoge toppen voor de klimgeiten, ruige en lege gebieden voor de avonturiers, toegankelijke reizen voor minder ervaren wandelliefhebbers en alles wat daar tussenin zit. Daarbij zorgen we ervoor dat de reizen goed zijn verdeeld over alle uithoeken van Europa, en dat we de bestemmingen in het passende seizoen bezoeken. Zo is de regenkans in Schotland in mei een stuk lager dan in de zomer en plannen we de bergtochten niet vroeg in het seizoen zodat de sneeuw tijd heeft om te smelten.

Reisplannen uitwerken

Vervolgens gaan de reisuitwerkers de hele zomer aan de slag om het reisidee uit te werken tot een mooi tochtplan. Ze zoeken naar de mooiste routes in het gebied, maken een begroting, en schrijven teksten voor op de website. Dit wordt door onze webmaster op de site geplaatst en voorzien van mooie foto’s zodat er een goed beeld ontstaat van de reis.

Presentatie nieuwe reizen

In de periode juni – november zijn de leden van de reizencommissie dus betrokken bij het samenstellen en voorbereiden van de reizen voor het volgende jaar. In november worden alle reizen aan de andere reisbegeleiders en vrijwilligers onthuld, altijd een spannend moment! In december staan de reizen online op onze website. Dan kunnen jullie, onze deelnemers, in de kerstvakantie alle reizen bekijken, nadenken over de zomerplannen en natuurlijk de reis van je keuze boeken.

Reisbegeleiders

Ook de reisbegeleiders kunnen in de kerstvakantie het reisaanbod bestuderen en aangeven welke reis ze zouden willen begeleiden. Onze RBG-coördinator maakt geschikte reisbegeleiderkoppels: goede duo’s met de juiste ervaringen om de tocht veilig en goed te begeleiden. Zij gaan snel aan de slag om het reisplan nog gedetailleerder uit te werken. Zij boeken hutten, treinreizen en maken een gedetailleerd tochtplan. Daarbij denken ze ook aan de details: waar kun je onderweg boodschappen doen, wat zijn openingstijden van de winkels in het gebied, waar kan er gepind worden, enzovoort.

Preünie

Zo’n zes weken voor vertrek is er een voorbereidingsdag: de preünie. Een belangrijk onderdeel van de voorbereiding en voorpret voor de reis. De reisbegeleiders organiseren deze dag voor de deelnemers. Een van de onderdelen van die dag is het delen van alle uitgezochte informatie over het gebied en de tocht met de deelnemers.

Op reis

En dan eindelijk, meer dan een jaar na het bedenken van het eerste idee, klaar voor vertrek! Terwijl de reisbegeleiders de laatste voorbereidingen treffen voor de reis, is de administratie druk bezig om alle inschrijvingen te verwerken, de betalingen te controleren en verwerken en om te reageren op vragen over inschrijvingen, omboeken en annuleringen.

Weer thuis

Wanneer de groep weer veilig thuis is, kunnen onze vrijwilligers nog steeds niet op de bank onderuit zitten. Het kasboek moet in orde worden gemaakt, er moet een kort verslagje worden geschreven voor op de social media en/of de website, maar nog belangrijker is de evaluatie. Dat doen de reisbegeleiders samen met een andere reisbegeleider: hun buddy. Ze bespreken hoe de reis is gegaan en hoe we de volgende reizen kunnen verbeteren. Hierbij is de input van de evaluaties die onze deelnemers invullen erg belangrijk.

Voorbereiding 2021

Hoewel de meeste reizen van 2020 nog moeten vertrekken, gaan we dus binnenkort alweer beginnen met de voorbereidingen voor 2021! Heb jij een leuke suggestie voor een echte Springbestemming, laat het dan vooral weten via spring@nivon.nl. Wie weet zie je hem dan volgend jaar terug op het reizenprogramma!

Al met al een hoop werk om een reis te laten vertrekken, maar dat doen we graag om voor jullie, maar ook voor onszelf een mooie reis te maken!